Le linee-base illustrate dall'Istruttore distrettuale Margara

Il 3 Settembre 2001, l'ingegner Paolo Margara, Istruttore distrettuale, è stato ospite del nostro Club, durante una conviviale alla Fattoria Medicea ed ha svolto un'interessante relazione sull'efficienza di un Club Rotary, di cui proponiamo alcuni dei punti più significativi.
EFFICIENZA DEL ROTARY CLUB
Approfondiamo l'analisi dei livelli minimi di EFFICIENZA raccomandati al Club rotariano e conseguentemente ai suoi soci.
Riprendiamo i contenuti del documento "Guida su come pianificare dei Rotary Club efficienti" che per la prima volta quest'anno è stato proposto ai club, in sostituzione del "Riassunto dei Piani e degli Obiettivi del club" utilizzato negli anni precedenti.
Su tale base si può affermare che un Rotary Club è efficiente se e quando si impegna a realizzare con buoni risultati almeno le seguenti attività:
- sviluppa il proprio effettivo
- realizza progetti di servizio di successo
- appoggia la Fondazione Rotary
- provvede alla formazione rotariana dei soci
Esaminiamo allora in concreto ciascuno ditali livelli di attività richiesti al club.
Sviluppo dell'effettivo
E' questo un tipo di attività che si articola secondo due direzioni:
- conservazione dei soci attuali
- acquisizione di nuovi soci
Premesso che la capacità di un club di mantenere i suoi soci e di attrarre nuovi soci è in stretta relazione con l'immagine pubblica che il club riesce a proiettare nella propria comunità, richiamiamo l'attenzione su quelle attività capaci di contribuire ad un equilibrato e costante accrescimento dell'organico del club.
Per la conservazione dei soci:
- informazione
- i dirigenti devono sempre tenere al corrente i soci su quanto riguarda la vita e le attività del club:
- partecipazione: occorre far lavorare i soci, sia quelli eletti nei Consigli Direttivi, sia quelli indirizzati alle attività delle Commissioni;
esempio: è opportuno porre in evidenza l'impegno di quei soci che si distinguono nell'assolvimento dei compiti loro assegnati;
- riconoscimento: è indispensabile che la buona prestazione di un socio venga fatta conoscere ed elogiata apertamente nel club.
Per l'acquisizione di nuovi soci:
- coinvolgimento dei soci affinchè propongano possibili candidati nella loro classifica;
- esortazioni ai soci presentatori perché non drammatizzino eventuali ricusazioni;
- raccomandazioni alle Commissioni
Classifiche e Sviluppo dell'Effettivo di individuare persone in grado, se ammesse, di completare la rappresentatività sociale e professionale del club;
- richiesta alla Commissione Ammissioni perchè operi con rapidità ed equilibrio e senza preconcetti.
PROGETTI Di SERVIZIO
Anche per questo tipo di attività il club si trova di fronte a due indirizzi:
- realizzazione di progetti nella propria comunità
- realizzazione di progetti nella comunità di altri paesi
I livelli minimi di attività che caratterizzano il club efficiente sono semplicemente quelli di realizzare almeno una coppia di progetti di servizio, uno per ciascuno dei due indirizzi indicati, e di portarli entrambi al successo.
Poniamo in evidenza gli elementi che caratterizzano un qualsiasi progetto di servizio:
- risposta a bisogni effettivi
- raggiungimento di obiettivi concreti
- garanzia di visibilità trasparente
- ricaduta di immagine per il club
e gli elementi che possono consentire a tale progetto di raggiungere il successo:
- assumere tempi realistici
- predisporre risorse adeguate
- pianificare in modo accurato
- controllare passo per passo
Sono tutti elementi comuni a progetti di servizio tanto nella comunità del club quanto in altre comunità. Le differenze consistono nel fatto che nel primo caso il club deve farsi carico di tutti gli elementi indicati, nel secondo caso può essere il Rotary a raccomandare progetti per i quali ha già provveduto a predi sporre alcuni ditali elementi.
Fondazione Rotary
Non ritengo di dover affrontare in questa occasione l'approfondimento dei livelli minimi di attività caratteristici di un club efficiente nell'impegno verso la Fondazione Rotary. Infatti gli argomenti relativi alla Fondazione Rotary, oltre ad essere al centro dei due Seminari Distrettuali di Formazione che terremo a breve, quest'anno sono proposti in altri cinque incontri specifici attualmente in corso.
Ricordo comunque che l'appoggio di un club alla Fondazione Rotary si sviluppa secondo due linee:
- partecipando ai programmi
- contribuendo finanziariamente
Formazione
Anche in questo caso si prospettano al club due indirizzi di fondo:
- formare i propri soci ed i propri dirigenti
- formare dirigenti che possano lavorare anche oltre il livello di club.
Sappiamo che il Rotary; fino ad oggi, non ha mai ritenuto di affrontare in modo diretto l'argomento della formazione rotariana nei club, e questo per un malinteso senso dell'autonomia dei club stessi. Adesso però il Rotary intende rivedere a fondo alcuni suoi criteri in materia di formazione nei club e di conseguenza raccomanda ai club un forte impegno nella formazione dei soci e dei dirigenti.
Il Rotary incoraggia ogni club a progettare i propri piani di formazione dotandoli di contenuti e seguendo forme di presentazione che tengano conto delle caratteristiche peculiari dei propri soci quali: . - propensione alla partecipazione alla vita del club
- livelli di attenzione verso le attività del club
- grado di curiosità nei confronti di regole e norme
- soglie di interesse nell'apprendimento
Un club efficiente dovrebbe realizzare piani di formazione sia teorici che pratici: i primi puntando a dare al soci una adeguata conoscenza delle regole di funzionamento del club e delle norme di comportamento del rotariano, gli altri indirizzando i soci all'impegno nelle strutture amministrative od operative del club, sulla base delle doti personali e degli interessi di ognuno.
EFFICIENZA DEL SOCIO ROTARIANO
Dallo sviluppo dell'analisi effettuata risulta un punto fermo incontrovertibile: non può esserci Rotary Club efficiente se i suoi soci non si dimostrano efficienti.
Vediamo allora come può essere efficiente un socio rotariano, e per questo poniamo in evidenza i livelli qualitativi minimi di attività a lui raccomandati.
Per chiarezza ritengo opportuno riferirmi a gruppi di soci e precisamente a quei gruppi che comprendono persone con caratteristiche omogenee in relazione all'appartenenza al club:
- soci di recente ingresso nel club
- soci in generale
- soci con responsabiltà direttive nel club
Soci di recente ingresso nel club
- utilizzare l'esperienza del tutore ed ascoltarne i suggerimenti
- stabilire e mantenere corretti rapporti con gli altri soci
- partecipare alle riunioni del club e soprattutto a quelle che fanno formazione
- riservare un poco del proprio tempo alla lettura di documentazione rotariana
- far conoscere al Consiglio Direttivo i propri interessi e le proprie preferenze per il lavoro nel club
Soci in generale
- accettare gli incarichi, sia quelli elettivi (attività amministrative del Consiglio Direttivo del club) sia quelli diretti (attività operative delle Commissioni del club)
- svolgere con la migliore professionalità il lavoro derivante da tali incarichi
- visitare altri club rotariani, non tanto per compensazione di assenza, ma per capire e valutare comportamenti e modi di vita e di azione diversi
- partecipare metodicamente alle riunioni distrettuali, in particolare a quelle di formazione a numero aperto
- verificare periodicamente qualità e quantità del proprio apporto al club con responsabilità direttive nel club
- pianificare il proprio lavoro - rispettare date e scadenze di propria responsabilità
- partecipare metodicamente alle riunioni distrettuali, in particolare a quelle di ormazione specifiche
- dare esempio, fornire risposte, accettare suggerimenti, ascoltare consigli
- tenere sempre ben presente che nel Rotary responsabilità non significa potere ma servizio.